Intranet collaboratif de la Ville de Rouen : conception et mise en oeuvre
Dans le but de faciliter le partage d'informations en mode collaboratif, de rationaliser l'organisation interne et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités sociales et collaboratives, la Ville de Rouen a confié la refonte de son intranet collaboratif à Ametys Territorial.
L'expérience utilisateur, au cœur du nouvel intranet collaboratif connecté au SI de la Ville
Comment refondre et simplifier son intranet pour en faire une véritable plateforme collaborative au coeur des activités des agents adaptée aux enjeux de mobilité et d'accessibilité ?
La Ville de Rouen a répondu à cette problématique en confiant la refonte de son intranet à Ametys Territorial. Recueil des besoins métiers, accompagnement fonctionnel, ateliers de conception ergonomique et graphique, le nouvel intranet collaboratif est le fruit d'un travail de longue haleine entre les équipes projet de la Ville et les experts Ametys Territorial.
La conception ergonomique et graphique centrée utilisateur : élément clé de la réussite du projet
Initié en 2015, le projet de refonte de l'intranet de la Ville de Rouen s'inscrit dans une triple dynamique fonctionnelle : informer, collaborer, personnaliser.
Pour répondre à ces besoins fonctionnels, les équipes Ametys Territorial ont proposé de se baser sur les usages des utilisateurs et donc de mener une démarche collaborative avec les agents pour concevoir une plateforme moderne en adéquation avec les pratiques développées au sein de la collectivité.
Dès les premières étapes du projet, des ateliers de co-construction ont été organisés avec les équipes de la Ville :
- La conception de personas qui ont servis de points de référence pour développer une ergonomie et des fonctionnalités adaptées aux besoins métiers
- La structuration de l'arborescence avec la méthode du tri de cartes
- La réalisation de prototypes fonctionnels, l'objectif étant de schématiser le rubriquage, les logiques de navigation et les modes d'interaction en fonction de la diversité des usages des publics
Autre étape cruciale, la conception du webdesign arrive en second plan après la validation des points d'ergonomie, d'arborescence et de structuration d'information. Les équipes artistiques Ametys Territorial ont conçu une charte graphique originale responsive design cohérente avec l'ergonomie validée, l'identité et l'image de la Ville.
Le résultat : un intranet collaboratif plébiscité par les agents
Baptisée "D-clic", le nouvel intranet de la Ville de Rouen intègre de nombreux usages exprimés dans la plupart des projets intranet aujourd'hui.
- Des espaces projets collaboratifs avec une palette d'outils intégrés : agendas partagés, messagerie, dossiers communs, forums, listes de tâches, flux d'activités, wiki, sondages en ligne
- Un annuaire et un organigramme interactif construits à partir de l’annuaire Active Directory et du logiciel ASTRE RH
- L'interfaçage avec les applications métiers de la Ville (ASTRE RH, E-Atal, Airs Delib, GLPI et Exchange)
- L'intégration de la solution Kaltura pour la gestion des documents multimédias de la Ville (vidéothèque et radio)
- L'organisation des sessions de formation pour les agents : affichage des prochaines formations, gestion des inscriptions et désinscriptions
La page d'accueil est construite comme un véritable bureau de travail virtuel avec des informations provenant à la fois de sources internes (contenus, documents de l'intranet) et de sources externes (applications métiers, contenus du web…).
Les pages sont personnalisées, les informations sont contextualisées en fonction du profil de chaque agent.
Depuis le lancement, les retours des agents de la collectivité sont très positifs. Le profilage et l'interopérabilité font partie des fonctionnalités les plus appréciées, clé de l'appropriation de la plateforme.
