Conseil départemental de la DrômeUn bureau virtuel personnalisé pour les agents de la collectivité

Le contexte

Avec plus de 2800 agents, répartis sur 170 sites, le Conseil départemental a souhaité se doter d'un nouveau portail de communication connecté aux applications métier et offrant des contenus personnalisés.

Après l'analyse de plusieurs solutions open source lors d'ateliers de travail, les services communication interne et informatique de la collectivité ont retenu la solution Ametys pour la refonte de l'intranet du département.

Depuis sa création il y a une dizaine d'années, le portail Intranet de la Drôme avait pour objectif de devenir le "lieu" incontournable de l'information. En pratique, nous disposions plutôt d'un intranet de stockage de données, un outil d'appoint. L’arborescence était peu compréhensible et le moteur de recherche peu performant. 

Cette refonte était l'occasion de mettre en oeuvre un Intranet stratégique, un outil de culture commune, de veille et de travail collaboratif pour les agents de la collectivité."

Anne-Charlotte Kubicki, Responsable de la communication interne du Département de la Drôme

 

La solution

Le département de la Drôme a sélectionné le portail open source Ametys sur la base de plusieurs critères de choix :

  • Mettre en oeuvre un portail de diffusion d’informations et d’intégration de services ergonomique et complet
  • Intégrer les notions de veille et de travail collaboratif pour les agents
  • Recevoir et gérer le foisonnement de contenus grâce à un mécanisme de contribution très décentralisé
  • Disposer d'un outil interconnecté facilement aux applications métiers de la collectivité
  • Diffusion d’informations en mode portail

Nous avons analysé plusieurs solutions open source, notre choix s'est rapidement arrêté sur Ametys.
La souplesse de contribution de la plateforme associée à la réactivité de l'éditeur français de la solution a finit de convaincre nos équipes.

L'intranet constituera un socle pour la déclinaison de mini-sites et sera associé à un nouveau site extranet. Ametys s'est imposé grâce à ses capacités multisites et sa capacité d'intégration avec le système d'information de la collectivité.

Anne-Charlotte Kubicki, Responsable de la communication interne du Département de la Drôme

 

Le déroulement du projet

Après avoir repensé l’ergonomie et le graphisme de sa charte, la solution Ametys a été installée et paramétrée selon les besoins du département. Profitant d’une série de connecteurs nativement disponibles, le Conseil départemental a pu mettre en place une page d’accueil aux informations personnalisées selon le groupe LDAP de l’agent, offrant une visibilité sur ses mails non lus et prochains RDV, affichant des actualités et flux RSS profilés et intégrant des informations de ses espaces collaboratifs d’Alfresco. Le moteur de recherche a lui aussi été interfacé avec Alfresco pour afficher l’ensemble des contenus de l’intranet et de la GED.
Un cycle de formation a été délivré à des référents par services pour une totale autonomie dans l’utilisation et l’administration de l’outil.
Une déclinaison graphique a également été créée pour un site extranet dédié aux gestionnaires des collèges avec des informations partagées provenant de l’intranet.
La durée de réalisation du projet a été inférieure à 6 mois, de la création graphique à la mise en production.

Ametys a parfaitement répondu à nos attentes techniques, en particulier pour la mise en œuvre d'un moteur de recherche performant et intuitif interfacé avec Alfresco pour afficher l'ensemble des contenus de l'intranet et de la GED, mais aussi pour l'affichage d'informations riches et personnalisées en fonction des utilisateurs. 

Chaque agent a accès directement en page d'accueil à sa messagerie et à des informations personnelles. 
Avec Ametys, l'intranet devient le point d'accès unique à toutes les applications métier du Conseil départemental.

Anne-Charlotte Kubicki, Responsable de la communication interne du Département de la Drôme

Les résultats

L'intranet est désormais la page d’accueil de tous les postes de travail. Plébiscité par les agents, ces derniers peuvent maintenant accéder en un clic aux informations qui les concernent. La contribution décentralisée est réellement effective et en progression, cela améliore logiquement la quantité d’informations disponibles.
Le Conseil départemental a déjà prévu d’enrichir son site en utilisant de nouvelles fonctionnalités collaboratives et en déclinant de nouveaux mini-sites en utilisant cette plateforme.

Nous avons d'excellents retours des agents sur le portail. Interface intuitive, simplicité de contribution, portail interactif, la nouvelle plateforme dynamise la communication de la collectivité et améliore la visibilité des actions de chaque service.

Anne-Charlotte Kubicki, Responsable de la communication interne du Département de la Drôme