Refonte ENT : enjeux et bonnes pratiques à l'Université de Haute-Alsace

L’Université de Haute-Alsace a choisi Ametys Campus pour la refonte de son ENT. Gilbert Pinot, Directeur adjoint de la Direction du Numérique, témoigne sur le projet.

Enjeux, principaux atouts, freins, les points de vigilance : focus sur tous les détails du projet.

Dans quel contexte s'inscrit le projet de refonte de l'ENT de l'Université de Haute-Alsace ?

L’Université de Haute-Alsace compte plus de 10 000 étudiants, plus de 600 enseignants et chercheurs et plus de 450 personnels administratifs et techniques. Depuis 2013, nous sommes associés à l'Université de Strasbourg pour favoriser une meilleure coordination de l’offre de formation en Alsace.

En 2009 l'Université de Strasbourg avait opté pour un ENT mutualisé basé sur le socle commun ESUP Portail tandis qu'à l'UHA nous avions à l'inverse décidé de développer un portail propre, ceci en raison d'une situation informatique fragile à l'époque. La démarche était pragmatique : amener rapidement les services numériques de base à l'usager. La plateforme s'appuyait sur une authentification unique de type CAS et intégrait les fonctionnalités les plus demandées : messagerie, emploi du temps, l'accès au SCD, une aide en ligne.

Fort de son succès, ce portail a rapidement montré ses limites : afflux des usagers, une demande croissante en fonctionnalités, une gestion technique et quotidienne totalement inadaptée, une interface obsolète très statique et sans interaction...

C'est dans ce contexte que nous avons décidé de refondre notre ENT. Un des enjeux majeurs était d'augmenter le niveau de service à destination des usagers, de favoriser la communication interne à la fois au niveau des étudiants et des personnels, et de renforcer l'attractivité de l'ENT. 

Un autre défi était de proposer quelque chose de "différent", de casser les interfaces austères et peu attractives des ENT classiquement déployés dans l’enseignement supérieur jusqu'à présent.

Nous souhaitions également opter pour un socle technique pérenne capable de répondre à plusieurs enjeux stratégiques à venir : la consolidation de notre offre de formation, la dématérialisation de certains process et l'intégration de fonctionnalités collaboratives qui tendent vers le Réseau Social d'Entreprise.

Quels ont été les grandes étapes du projet ?

Le projet a démarré en septembre 2016, la première plateforme de test a été lancée en février 2017 pour une mise en ligne en juin 2017.
Dès l'initialisation du projet, nous avons adopté une démarche de co-construciton avec Ametys Campus.

Tous les échelons du projet, qu'il s'agisse de l'architecture, du périmètre fonctionnel, de la conception ergonomique ou de la création graphique, ont été structurés par phases itératives.
Interactions, allers retours terrain, ce mode de travail nous a permis d'avancer effacement durant tout le cycle du projet.

Par exemple, notre objectif initial étant de mettre l'usager au centre du dispositif, nous étions tentés par une organisation à la iGoogle ou à la Netvibes. Ces itérations avec Ametys Campus nous ont réellement permis de distinguer les fonctionnalités vitales et nécessaires à retenir dans notre interface par rapport à celles purement "gadgets" des technos précédemment citées.

Quels ont été les principaux résultats ?

La version historique de l'ENT (2010) avait été prioritairement orientée vers les étudiants.
La nouvelle plateforme sur le socle Ametys a été pensée et conçue pour améliorer la communication interne des usagers, mais cette fois ci prioritairement pour les personnels. L'objectif étant de réduire drastiquement le nombre de mails internes.

Depuis son lancement, le nouvel ENT a déjà porté ses fruits, les retours ont été très positifs tant côté étudiants que personnels. La plateforme a désormais une nouvelle image plus moderne en phase avec les usages de nos utilisateurs et nos enjeux de communication.
Une partie de la communication institutionnelle se fait désormais uniquement via ce portail.

La prochaine étape permettant à l'usager de personnaliser ses actualités devrait aider à encore restreindre le volume des mails.

Par ailleurs, nous constatons que les choix graphiques et l'organisation de l'interface interpelle et ne laisse pas indifférent l'assistance lors des différentes présentations internes ou externes.  

Quelles sont les prochaines étapes à venir ?

Nous travaillons actuellement sur plusieurs évolutions de notre plateforme avec Ametys Campus. Notre objectif est de proposer de nouveaux contenus orientés communication interne avec notamment davantage d'informations institutionnelles mais également des actualités profilées et personnalisables.

En outre, un autre enjeu majeur de la prochaine monture est de décentraliser les contributions, les utilisateurs pourront proposer de nouveaux contenus directement depuis l'ENT sans qu'il soit nécessaire de se connecter dans la console d'administration. C'est un cap important qui nous permettra non seulement de gagner du temps et de la souplesse dans l'animation de l'ENT mais également de favoriser plus d'interaction et de contributions à forte valeur ajoutée.

En définitive, l'idée générale est d'améliorer notre communication interne, d'unifier les sources de communication, de réduire le nombre de mails pour une meilleure efficacité et enfin de proposer progressivement des canaux de communication plus innovants et vecteur d'interaction entre les utilisateurs.

Nous souhaiterions tendre vers plus de transversalité et permettre aux utilisateurs de travailler ensemble plus facilement grâce à des outils collaboratifs.
Il nous faut maintenant amener plus de souplesse dans les possibilités de profilage de l'usager. Celui-ci doit pouvoir choisir ce qu'il veut voir et organiser son espace personnel collaboratif.
Avec les solutions d'Ametys Campus tournées vers l'intranet collaboratif et le RSE, un nouveau champ des possibles s'offre à nous.