Implication des agents, choix techniques et fonctionnels, conduite du changement : Une refonte Intranet réussie pour Vichy Communauté

Deux mois après la mise en ligne du nouvel intranet de la Communauté d'agglomération Vichy Communauté, Nathalie Naert, responsable de la Communication interne, témoigne sur le projet mené avec Ametys Territorial.

Enjeux, principaux atouts, freins, les points de vigilance : focus sur tous les détails du projet.

Dans quel contexte s'ancre votre projet de refonte intranet ?

Vichy Communauté est née de la fusion de nos intercommunalités Vichy Val d’Allier et Montagne Bourbonnaise en janvier 2017. La nouvelle Communauté d'agglomération compte désormais 39 communes pour 85 000 habitants.

Une mutualisation de services s’est également engagée depuis 2015, ainsi que des transferts de compétences : marchés publics, ressources humaines, affaires juridiques patrimoniales et fiscales, finances, urbanisme, sport, systèmes d'information, enseignement musical... Nous avons ainsi doublé la superficie de notre territoire et nos effectifs !
Nouveau nom, nouvelle identité visuelle, nous avons dû repenser toute notre communication externe comme interne. 

C'est dans ce contexte que nous avons décidé de refondre notre intranet. Notre outil précédent était largement obsolète : très statique, aucune interaction, des difficultés de mise à jour, en bref inadapté. Nous souhaitions un outil à la mesure des enjeux internes et externes de la Communauté d'agglomération : un intranet moderne et fédérateur qui facilite le partage d'informations et valorise les métiers, les missions et les actions de la collectivité. 

Quelles ont été les étapes charnières du projet ?

Le projet a concrètement démarré avant l’été 2018. Nous nous sommes d'abord attaqué au cadrage stratégique : réflexions pour définir le cahier des charges, benchmark des solutions existantes, recueil des orientations et besoins du projet... 

Nous avons également réalisé une trentaine d'interviews individuels auprès des agents pour cerner leur besoins et priorités sur l'intranet : importance de l'annuaire, des informations RH...

Nous avons consulté plusieurs entreprises, locales et nationales. En définitive, nous avons retenu Ametys Territorial pour son expertise avec les collectivités, il était important pour nous d'être rassurés et accompagnés tout au long du projet et ainsi éviter de démarrer d'une page blanche. L'évolutivité de l'offre et le fait de pouvoir rester autonomes dans la gestion de notre intranet ont fortement pesé dans la balance.

Après avoir choisi Ametys Territorial, nous avons mis en place des ateliers de travail entre la communication interne, la DSI, les ressources humaines et des agents moteurs et volontaires de tous les services. Ametys Territorial nous a accompagnés dès le début : présentation des différents types d'intranet, définition du zoning, déclinaison de notre marque interne "La luciole" ...

Ces ateliers ont été très productifs pour mieux comprendre les attentes et les besoins des agents, pour affiner le phasage du projet et anticiper les évolutions à court et moyen termes. 

La phase d'intégration des contenus nous a beaucoup occupé avant la mise en ligne. Il y avait des attentes fortes des agents, il était important que le lancement ne soit pas déceptif, que l'intranet soit le plus fourni possible.

Fin septembre 2019, l'intranet a été lancé officiellement auprès de l'ensemble des collègues, il est devenu la page d'accueil de tous les navigateurs sur les postes de la Communauté d'agglomération.  

En parallèle du lancement, nous menons un important travail d'accompagnement au changement. Nous faisons des sensibilisations sur le terrain, et à venir bientôt des séances "Flash Astuces" auprès des agents sur leur lieu de travail pour les former et les mobiliser autour de ce nouvel outil et des outils numériques en général. Cela permet de démystifier le changement, d'aller au devant des services, de conserver de la proximité et de faciliter le sentiment d'appartenance à la Communauté d'agglomération.. 

A court terme et en complément, nous prévoyons aussi de réaliser de courtes vidéos, des tutoriels, des fiches type, pour répondre aux questions les plus fréquemment posées par les agents. 

Quels sont les premiers résultats depuis le lancement de l'intranet ?

Un des enjeux forts du projet était de positionner l'intranet au cœur de notre communication interne, de fournir un outil performant accessible à tous depuis n'importe où. Aujourd'hui c'est quasiment réussi, les retours sont très positifs !

Tout n'est pas encore gagné, il nous faut continuer à travailler sur le terrain pour accompagner les agents, répondre à leurs interrogations, mais le nouvel intranet rencontre déjà une forte adhésion ! 

Un autre résultat déjà visible, c'est une communication unifiée entre tous nos supports avec plus de souplesse pour fluidifier les messages : du journal interne, à la newsletter et sur tous nos autres outils de communication. 

Quelles sont les prochaines évolutions prioritaires ?

La prochaine grande étape sera le lancement des espaces collaboratifs dès début 2020. Là aussi les attentes sont fortes : avec la mutualisation des services, nos compétences diversifiées et élargies, notre cinquantaine de sites de travail, les modes de travail évoluent et tendent vers plus de transversalité. On ambitionne de permettre aux agents de collaborer plus facilement, de partager leurs connaissances tout en centralisant l'information.

Cette nouvelle étape va représenter un vrai défi, il faudra préparer les services, les former et les accompagner mais nous avons tout à y gagner : améliorer nos process, gagner en efficacité, faciliter la transparence et l'intelligence collective...