Refonte intranet : enjeux, méthodes et bénéfices avec la Ville de Levallois-Perret

Comment envisager la refonte de son portail intranet ? Dans quelle mesure peut-il apporter une réponse pertinente aux problématiques d'information, de communication, et de collaboration ?
Décryptage avec Colette Brunet, chargée de communication interne à la Ville de Levallois-Perret qui a fait appel à Ametys Territorial pour la refonte de son intranet.

Transformation numérique interne, pourquoi faire évoluer l'intranet ?

L'explosion des usages des réseaux sociaux, la modernisation de l'administration et le besoin de collaborer ensemble avec une meilleure transparence et transversalité, ont changé la donne dans notre métier de communicant interne.
C'est dans ce contexte de transformation numérique que la Ville a impulsé la refonte de notre Intranet. Notre volonté est de créer un portail unique adapté aux besoins des agents afin de les replacer au cœur de l’information et de la communication. 

Ce nouveau portail va simplifier l'accès aux contenus et devenir le point d’entrée central de notre communication interne. Au-delà de faciliter la diffusion de l'information, nous souhaitons surtout créer un portail de valeur pour susciter l'engagement des agents et favoriser le décloisonnement des services. De l'échange, du partage, voici l'avenir de l'intranet  !

Réussir son projet intranet, quelle stratégie et quels moyens de mise en oeuvre ?

S’il n’existe pas de recette miracle, il existe en revanche de nombreux écueils. Aussi, mon premier conseil serait d’avancer étape par étape et de questionner systématiquement ses choix.
Mon second conseil serait de bien garder en tête qu’on ne fait pas un outil pour soi mais à destination des agents, dont les besoins et les sensibilités peuvent différer des siennes. 
Autre point de vigilance, ne pas négliger les délais de validation, les limites techniques ou tout simplement les périodes de congés qui peuvent faire prendre un retard considérable à un projet si l’ensemble n’est pas anticipé.

De manière plus pragmatique, la refonte de notre intranet s’est opérée par phases. D’abord une période d’audit au cours de laquelle nous nous sommes majoritairement appuyés sur des questionnaires et des entretiens.
Forts des éléments en notre possession, nous avons identifié des personas et listé leurs besoins, leur schéma de "consommation" de l’intranet. À partir de ces résultats, nous avons pu identifier les attentes principales à traiter en priorité.

Enfin, lors de la phase plus opérationnelle, nous nous sommes appuyés sur l’expertise d’Ametys Territorial qui a su nous guider sur des étapes-clés tels que la définition du zoning, qui dépassent nos compétences en interne.

Tout au long des étapes nous avons présenté et discuté nos avancées lors de comités et testé nos avancées sur des agents-tests. Ce qui nous a permis par exemple de corriger certains intitulés de rubriques, mal compris.

A l'occasion des 11^ème Rencontres Cap'Com de la communication interne du 26 et 27 mars 2018, événement dédié aux communicants internes du secteur public pour échanger autour des pratiques et évolutions du métier, la Ville de Levallois-Perret a animé un atelier-retour d'expérience sur la refonte Intranet. Retrouvez le support de présentation.