Un nouvel intranet collaboratif qui rapproche les agents de Caen la mer
Quand trois collectivités du Calvados ont décidé d’unir leurs forces, le défi était de taille : harmoniser leurs pratiques, moderniser leur communication interne et offrir à leurs 4 000 agents un outil commun. De cette ambition est né Tribu, un intranet collaboratif qui a réuni bien plus qu'un simple projet technique.
Au départ, chaque structure avait ses propres outils : la ville de Caen et le CCAS utilisaient un intranet vieillissant, tandis que la communauté urbaine ne disposait que d’un blog. Le constat était simple : difficile de communiquer efficacement, surtout quand 60 % des agents travaillent sur le terrain sans poste de travail fixe ni accès numérique.
"Il était urgent de moderniser nos outils qui étaient, pour la plupart, devenus obsolètes, y compris ceux utilisés pour la communication interne", précise Nicolas Lemire, chef de projet à la DSI de la communauté urbaine de Caen la mer qui rassemble aujourd’hui 48 communes normandes.
Un projet pensé pas à pas
L’objectif ? Tourner la page des outils disparates, dont SharePoint, et bâtir une plateforme capable de faciliter la collaboration entre agents, mais aussi avec des partenaires extérieurs.
“Nous voulions faciliter la collaboration en interne, mais aussi avec nos partenaires : les collectivités, d’autres villes, Indigo qui gère certains de nos parkings, des partenaires du privé, etc”, ajoute Sonia François en charge de la communication interne. "Nous voulions un projet itératif, mené étape par étape, avec la possibilité de revenir en arrière si besoin. C’était dans notre cahier des charges”.
Plus qu’un intranet, un vrai portail de services
Pour l’hébergement, le choix s’est porté sur une solution on-premise, validée par la DSI. Résultat : un portail robuste intégrant l’authentification SSO, les outils de messagerie, la gestion des congés, le ticketing et bien d’autres applications.
"Il s’agit d’un vrai portail dédié à la communication, sur le- quel nous avons voulu conserver un aspect métier en proposant un lanceur d’applications", poursuit Sonia François."Nous le gérons au sein du service communication. Nous avons d’ailleurs été formés à cela avec l’appui de la DSI. Au départ, nous l’avions voulu contributif, mais à la pratique, nous nous sommes aperçus que c’était plus compliqué que nous le pensions, notamment pour gérer la modération des contenus”.
Une plateforme vivante et fédératrice
Pensé comme un outil simple et accessible, Tribu s’adapte à chaque profil : l’agent retrouve les informations en lien avec son poste, son lieu d’affectation et ses missions. Rubriques pratiques, moteur de recherche central, bandeau d’actualités… tout est conçu pour que chacun trouve facilement ce dont il a besoin.
"Nous publions chaque jour entre 2 et 4 informations dans des domaines variés", poursuit Sonia François qui gère l’éditorialisation de la plateforme. "Nous avons par ailleurs la possibilité d’ajouter des questionnaires, des formulaires, etc. Nous jouons avec l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme Ametys et nous apportons un maximum de diversité aux agents. Nous poussons par exemple de nombreuses informations issues de la DSI sur la sécurité. Idem pour les finances et la documentation. Nous nous positionnons aujourd’hui comme le principal relais de l’information interne."
Des communautés qui prennent vie
Ce portail reste bien entendu ouvert aux contributions et se double même d’une plateforme de diffusion multimédia, puisqu’il est aussi possible d’écouter les podcasts de “Fréquence Tribu” qui sont produits en interne. A cela, s’ajoute l’espace “Mes communautés” qui offre la possibilité aux agents de créer des espaces projets paramétrables.
Avec 180 espaces projets créés en seulement 18 mois, Tribu est devenu un véritable lieu d’échanges. Chaque agent peut créer sa propre communauté, partager des documents, lancer des discussions ou publier des actualités. Les multimédias, notamment les podcasts de "Fréquence Tribu" et d'autres productions internes, créent un esprit “réseau social” qui s’invite dans le quotidien et renforce la collaboration.
"Quelque 180 espaces projets ont ainsi été créés en 18 mois", note Sonia François. "Tout le monde peut créer son propre projet et est responsable de sa communauté. Chaque espace intègre son mur de brèves “à la Facebook” et offre la possibilité d’ajouter des actualités ou des alertes, des suggestions de communautés, d’ajouter des fichiers, d’accéder à un forum dédié, le tout avec une gestion fine des droits d’accès en lecture et en écriture."
Les outils collaboratifs ne manquent pas : édition de documents Office en ligne via OnlyOffice, gestion de version, agendas partagés, bases documentaires… Un mail quotidien récapitule même l’activité de la plateforme pour ceux qui le souhaitent.
"Nous aimerions maintenant impliquer davantage d’agents", souligne Sonia François. "Et pour cela, nous devons faire connaître davantage la plateforme et sa déclinaison mobile, et ainsi créer un sentiment d’ap- partenance. C’est en bonne voie, mais nous avons encore du travail. D’autant qu’avec Matomo, nous disposons de précieuses données (sur les pages et rubriques les plus consultées, les profils de parcours, etc.) qui nous permettront d’adapter la plateforme et son contenu. Nous avons également mis en place un grand questionnaire de satisfaction qui nous permet d’obtenir des informations précises sur les attentes réelles des utilisateurs et d’avoir ainsi des axes clairs d’amélioration."
Grâce à l’analyse des usages via Matomo et aux retours du questionnaire de satisfaction, l’équipe dispose aujourd’hui d’indicateurs précieux pour améliorer sans cesse la plateforme.
Un grand merci à Archimag d’avoir consacré un article à ce projet et d’avoir mis en lumière la mise en place de la plateforme Tribu à Caen la mer !
