Les espaces collaboratifs à la mode 3.0Ametys Intranet & Collaboratif
Les espaces de travail collaboratif constituent un volet important de la solution Ametys Intranet & Collaboratif. Ces espaces projet permettent de faciliter les échanges, optimiser la communication interne et améliorer l'efficacité des équipes projet.
Les agents peuvent désormais assurer la gestion d'un ou plusieurs projets, partager et co-enrichir des documents, créer ensemble tout en restant informé de ce qu'il se passe dans la collectivité avec des informations étoffées d'images, de vidéos, de documents, etc.
Une nouvelle logique du travail en collectivité
Le concept de travail collaboratif a pris une nouvelle dimension avec l'essor du numérique et des usages sociaux offrant de nouvelles perspectives en matière d'organisation du travail, mise en réseau, partage de ressources et de connaissances, etc.
On passe progressivement d'une logique séquentielle, asynchrone, centralisée à une logique de travail en réseau décentralisée où chaque agent apporte ses compétences et co-produit de l'information en temps réel.
Mieux informé, plus connecté avec les autres, l'agent devient acteur de son intranet personnalisé.
Les espaces projets collaboratifs avec Ametys
Le module facilite le travail en mode projet en permettant de créer, gérer et travailler dans des espaces web virtuels ouverts à un ensemble d'utilisateurs. Les membres disposent d'un panel d'outils personnalisés pour s'informer, s'organiser, partager et discuter les uns avec les autres.
Dans le cadre de l'architecture multisites d'Ametys, nous avons conçu une typologie de site spécialement adaptée pour les besoins collaboratifs, mais il reste possible d'intégrer des fonctions collaboratives spécifiques accessibles à un certains groupes d'utilisateurs au sein d'un portail intranet existant.
Les principaux bénéfices
- Réorganiser, valoriser et partager le flux d'information en temps réel
- Renforcer le facteur humain en valorisant la diversité des métiers, des compétences, des connaissances, la mise en réseau
- Solidifier le sentiment d'appartenance
- Améliorer la performance des processus et l'automatisation des procédures de gestion
- Favoriser une logique d'intelligence collective où les agents peuvent se rassembler autour de finalités partagées
Zoom sur 3 fonctionnalités
Tableau de bord projet
Le module offre un tableau de bord paramétré selon les besoins de l'agent. Les fonctionnalités sont riches, elles couvrent principalement:
- L'organisation du travail : affichage du calendrier projet, gestion des tâches
- L'organisation des équipes : affichage des membres du projet, messagerie, murs d'activités
Partage et édition collaborative de document
Le module offre la possibilité de travailler sur des documents simultanément avec d'autres collaborateurs.
Les agents peuvent éditer en temps réel les documents de la suite Office, télécharger les documents pour modification en local, partager des idées et laisser des commentaires sur les documents partagés.
Organisation du travail
Les interfaces du module ont été conçues pour afficher de manière simple et conviviale toutes les informations liées à l'organisation projet:
- Les calendriers et agendas partagés
- Les murs d'activités en fonction du contexte (activité d'un membre, d'un projet)
- Les fils de discussion avec la possibilité de créer, rechercher, gérer de nouveaux topics