Faciliter la dématérialisation des procédures internes
A l’heure où plus de 80% des demandes internes sont encore partiellement ou totalement traitées au format papier (formulaire à imprimer, PDF à télécharger…), l’objectif est avant tout de faire gagner du temps à l’agent et aux services qui gèrent les demandes. Tout en bénéficiant des avantages de la dématérialisation : empreinte carbone réduite, temps de traitement plus court, risque de perte réduite…
Ce nouveau module intégré à Ametys permet d’insérer chaque procédure en un clic au sein d’une page de l’Intranet et offre une diversité de champs :
Suivre ses demandes en temps réel
Si chaque procédure peut être thématisée et classée dans différentes rubriques de l’Intranet, le module met à disposition de l’agent, un tableau de bord lui permettant de visualiser en un coup d'œil de manière centralisée, toutes les informations essentielles sur ses demandes en cours, leur statut ou encore l'historique...
Côté administrateur, un tableau de bord du même type est également disponible depuis l’intranet afin de gérer les demandes.
Côté back-office, le module propose une interface de conception ergonomique permettant de répondre à la diversité des besoins des services.
Les procédures peuvent tout d’abord être catégorisées afin de créer une véritable arborescence de procédures (par services, par thématiques…)
L’interface de conception offre une diversité de possibilités : Richesses de champs, conditionnalité, limitations des réponses…
Face à des besoins très variés et à une nécessité de décentraliser la gestion des procédures aux services métiers, il est possible d’affecter des droits différenciés sur chaque procédure.
Surtout, l’outil s’adapte à la diversité des cas d’usages en proposant un outil de workflow avancé permettant de définir des niveaux de validation multiples, de commenter les flux de validation ou de les enrichir, de notifier et d’exporter les données.
Garantir une conformité au RGPD
Les enjeux RGPD sont pris très au sérieux par Ametys Territorial qui a intégré au module des outils permettant :
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D’informer les agents sur les conditions de stockage des données (mentions légales, droits de rétractation…)
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De réaliser des purges automatiques ou manuelles des données à la demande. Le mécanisme de suppression des données fait l'objet d'un script programmé à intervalle régulier. Il peut être totalement paramétré.